文件存储和保留政策

中心：ACLAS环球国际教育集团

有效：2025-07-05 |审核日期：2026-07-05

状态：草稿——待签署。本页最近复核于 2026-10-29。原定复核日期 2026-07-05 已逾期；待中心主任签署后，将补上签署人姓名与签署日期。

保单持有人：中心主任

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1. 目的

本政策定义了中心如何存储、保护、保留和处置与学习者、员工和中心运营相关的文件和记录。它确保遵守 OTHM 要求和适用的数据保护法规。

2.范围

本政策涵盖任何格式（纸质）或电子（数字文件、Moodle 记录、电子邮件）的所有文件和记录，其中包含有关学习者、工作人员或中心运营的信息。

3. 保留时间表

学习者记录

|记录类型 |最低保留|

|-------------|:-----------------:|

|报名表和学习者协议|认证或撤销后3年|

|学习者评估计划|认证后3年|

|学习者评估提交（所有单元）|认证后3年|

|单位评估记录（记分表）|认证后3年|

|评审员反馈记录|认证后3年|

|与学习者相关的 IQA 抽样报告 |认证后3年|

| EQA 报告 |永久|

|学习者注册和认证记录|永久|

|申诉和投诉记录 |决议后3年|

|合理调整记录|认证后3年|

| RPL评估记录|认证后3年|

|保护记录 |至少 7 年（法律咨询）|

员工记录

|记录类型 |最低保留|

|-------------|:-----------------:|

|简历、资格证书、任命书|终止后 3 年 |

|雇佣合同|终止后 7 年 |

| CPD 记录和 IDP |终止后 3 年 |

|绩效考核记录|终止后 3 年 |

中心记录

|记录类型 |最低保留|

|-------------|:-----------------:|

|现行政策文件|生效期间|

|被取代的政策文件|永久（存档）|

|治理会议纪要|永久|

|标准化会议纪要| 3 年 |

|财务记录| 7 年（纳税要求）|

如果适用法律要求不同的期限，则适用较长的期限。

4. 存储——实物文件

• 纸质文件存放在中心办公室的上锁文件柜中，地址：1401宾夕法尼亚大道，套房105，威尔明顿，DE 19806。
• 办公室无人使用时是安全的。
• 学习者和员工档案的访问仅限于授权人员。
• 在合理可行的范围内，保护文件免受火灾、水灾和环境损害。

5. 存储——电子文件

• 学习者提交的内容、成绩和反馈存储在 Moodle LMS 中，该 Moodle LMS 托管在采用 SSL 加密的安全、受密码保护的服务器上。
• 管理记录（注册表、评分表、策略）存储在受密码保护的云存储中，并具有访问控制。
• 访问权限通过基于角色的权限进行管理：管理员、经理、导师/评估员、IQA（对学习者作业的只读访问权限）和学习者（仅限自己的作业）。
• Moodle LMS 和所有云存储至少每天自动备份一次。备份存储在异地或单独的云区域中。
• 所有 Center 设备上均维护防病毒和防火墙保护。

6. 当前学习者评估的安全性

• 正在进行的学习者提交内容安全地存储在 Moodle 中。
• 一旦经过评估和认证，学习者的作业就会被存档。
• 在保留期结束之前，不会处理任何学习者的作业。

7. 处置

保留期结束时：

• 物理文件被粉碎。
• 电子文档将从所有系统中永久删除，包括备份。
• 保留敏感记录的处置日志。
• 正在进行调查、投诉、上诉或法律扣押的文件在问题得到解决之前不会被处置。

八、职责

• 中心主任：合规总体责任。
• 行政协调员：物理和电子归档、备份验证和处置的日常管理。
• 全体员工：负责将记录存储在适当的位置并报告任何安全问题。

9. 政策审查

该政策每年都会进行审查。

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