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दस्तावेज़ भंडारण एवं संरक्षण नीति
केंद्र:एक्लास ग्लोबल अंतर्राष्ट्रीय शिक्षा समूह
प्रभावी:2025-07-05 |समीक्षा तिथि:2026-07-05
स्थिति: मसौदा — हस्ताक्षर लंबित। इस पृष्ठ की अंतिम समीक्षा 2026-10-29 को की गई थी। निर्धारित समीक्षा तिथि 2026-07-05 बीत चुकी है; केंद्र निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के बाद हस्ताक्षरकर्ता का नाम और हस्ताक्षर तिथि जोड़ी जाएगी।
नीति स्वामी:केन्द्र निदेशक
1. उद्देश्य
यह नीति निर्धारित करती है कि केंद्र शिक्षार्थियों, कर्मचारियों और केंद्र संचालन से संबंधित दस्तावेज़ों और अभिलेखों को कैसे संग्रहीत, संरक्षित, बनाए रखता और नष्ट करता है। यह OTHM की आवश्यकताओं और लागू डेटा संरक्षण कानूनों का अनुपालन सुनिश्चित करती है।
2. दायरा
यह नीति किसी भी प्रारूप—भौतिक (कागजी) या इलेक्ट्रॉनिक (डिजिटल फाइलें, मूडल रिकॉर्ड, ईमेल)—में मौजूद सभी दस्तावेज़ों और अभिलेखों को कवर करती है, जिनमें शिक्षार्थियों, कर्मचारियों या केंद्र के संचालन संबंधी जानकारी होती है।
3. प्रतिधारण अनुसूची
अधिगमकर्ता अभिलेख
| रिकॉर्ड प्रकार | न्यूनतम प्रतिधारण |
|-------------|:-----------------:|
| नामांकन फॉर्म और शिक्षार्थी समझौते | प्रमाणन या वापसी के 3 साल बाद |
| शिक्षार्थी मूल्यांकन योजनाएँ | प्रमाणन के 3 साल बाद |
| शिक्षार्थी मूल्यांकन प्रस्तुतियाँ (सभी इकाइयाँ) | प्रमाणन के 3 वर्ष बाद |
| इकाई मूल्यांकन रिकॉर्ड (मार्कशीट) | प्रमाणन के 3 साल बाद |
| आकलनकर्ता प्रतिक्रिया रिकॉर्ड | प्रमाणन के 3 साल बाद |
| शिक्षार्थी से संबंधित IQA नमूना रिपोर्ट | प्रमाणन के 3 वर्ष बाद |
| ईक्यूए रिपोर्टें | स्थायी रूप से |
| शिक्षार्थी पंजीकरण और प्रमाणन रिकॉर्ड | स्थायी रूप से |
| अपील और शिकायतों का रिकॉर्ड | समाधान के 3 साल बाद |
| उचित समायोजन रिकॉर्ड | प्रमाणन के 3 वर्ष बाद |
| आरपीएल मूल्यांकन रिकॉर्ड | प्रमाणन के 3 वर्ष बाद |
| अभिलेखों की सुरक्षा | न्यूनतम 7 वर्ष (कानूनी सलाह) |
कर्मचारी अभिलेख
| रिकॉर्ड प्रकार | न्यूनतम प्रतिधारण |
|-------------|:-----------------:|
| सीवी, योग्यता प्रमाणपत्र, नियुक्ति पत्र | समाप्ति के 3 वर्ष बाद |
| रोजगार अनुबंध | समाप्ति के 7 साल बाद |
| सीपीडी रिकॉर्ड और आईडीपी | समाप्ति के 3 साल बाद |
| प्रदर्शन समीक्षा रिकॉर्ड | बर्खास्तगी के 3 साल बाद |
केंद्र अभिलेख
| रिकॉर्ड प्रकार | न्यूनतम प्रतिधारण |
|-------------|:-----------------:|
| वर्तमान नीति दस्तावेज़ | लागू रहते हुए |
| प्रतिस्थापित नीति दस्तावेज़ | स्थायी रूप से (संचित) |
| शासन बैठक कार्यवृत्त | स्थायी रूप से |
| मानकीकरण बैठक कार्यवृत्त | 3 वर्ष |
| वित्तीय अभिलेख | 7 वर्ष (कर आवश्यकता) |
जहाँ लागू कानून द्वारा कोई अन्य अवधि आवश्यक हो, वहाँ लंबी अवधि लागू होगी।
४. भंडारण — भौतिक दस्तावेज़
- भौतिक दस्तावेज़ केंद्र के कार्यालय, 1401 पेंसिल्वेनिया एवेन्यू, सुइट 105, विलमिंगटन, डीई 19806 में ताले वाली फाइलिंग कैबिनेट में संग्रहीत किए जाते हैं।
- कार्यालय खाली होने पर सुरक्षित कर दिया जाता है।
- शिक्षार्थी और कर्मचारी फ़ाइलों तक पहुँच अधिकृत कर्मियों तक ही सीमित है।
- दस्तावेज़ों को आग, पानी और पर्यावरणीय क्षति से यथासंभव सुरक्षित रखा जाता है।
5. भंडारण — इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़
- सीखने वालों की प्रस्तुतियाँ, ग्रेड और प्रतिक्रियाएँ Moodle LMS में संग्रहीत की जाती हैं, जो SSL एन्क्रिप्शन वाले सुरक्षित, पासवर्ड-संरक्षित सर्वरों पर होस्ट किया गया है।
- प्रशासनिक अभिलेख (नामांकन फॉर्म, अंकपत्र, नीतियाँ) पासवर्ड-संरक्षित क्लाउड स्टोरेज में पहुँच नियंत्रणों के साथ संग्रहीत किए जाते हैं।
- पहुँच भूमिका-आधारित अनुमतियों के माध्यम से प्रबंधित की जाती है: प्रशासक, प्रबंधक, ट्यूटर/मूल्यांकनकर्ता, IQAs (सीखने वाले के कार्य तक केवल-पढ़ने की अनुमति), और सीखने वाले (केवल अपना कार्य)।
- Moodle LMS और सभी क्लाउड स्टोरेज कम से कम प्रतिदिन स्वचालित रूप से बैकअप किए जाते हैं। बैकअप ऑफ-साइट या एक अलग क्लाउड क्षेत्र में संग्रहीत किए जाते हैं।
- सभी सेंटर उपकरणों पर एंटी-वायरस और फ़ायरवॉल सुरक्षा बनाए रखी जाती है।
6. वर्तमान शिक्षार्थी मूल्यांकनों की सुरक्षा
- प्रगति में लर्नर सबमिशन मूडल में सुरक्षित रूप से संग्रहीत किए जाते हैं।
- एक बार मूल्यांकन और प्रमाणन हो जाने पर, शिक्षार्थी का कार्य संग्रहीत कर दिया जाता है।
- रखने की अवधि समाप्त होने से पहले किसी भी शिक्षार्थी का कार्य निपटाया नहीं जाता।
7. निपटान
प्रतिधारण अवधि के अंत में:
- भौतिक दस्तावेज़ों को काटा जाता है।
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सभी प्रणालियों से, बैकअप सहित, स्थायी रूप से हटा दिए जाते हैं।
- संवेदनशील अभिलेखों के लिए एक निपटान लॉग बनाए रखा जाता है।
- एक चल रही जांच, शिकायत, अपील, या कानूनी होल्ड के अधीन दस्तावेज़ों को मामले के निपटारे तक निपटाया नहीं जाता।
8. जिम्मेदारियाँ
- केंद्र निदेशक:अनुपालन के लिए समग्र जिम्मेदारी।
- प्रशासनिक समन्वयक:भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग, बैकअप सत्यापन और निपटान का दैनिक प्रबंधन।
- सभी कर्मचारी:उचित स्थान पर अभिलेखों को संग्रहीत करने और किसी भी सुरक्षा संबंधी चिंता की रिपोर्ट करने की जिम्मेदारी।
9. नीति समीक्षा
इस नीति की वार्षिक समीक्षा की जाती है।