هذه الصفحة ترجمة للنسخة الإنجليزية الأصلية. في حال وجود أي تعارض، تُعتمد النسخة الإنجليزية.
سياسة تخزين الوثائق والاحتفاظ بها
المركز:مجموعة أكلاس جلوبال للتعليم الدولي
تاريخ السريان:2025-07-05 |تاريخ المراجعة:2026-07-05
الحالة: مسودة — بانتظار التوقيع. تمت مراجعة هذه الصفحة آخر مرة في 2026-10-29. وقد انقضى موعد المراجعة المقرر في 2026-07-05؛ وسيُضاف اسم الموقّع وتاريخ التوقيع بعد توقيع مدير المركز.
صاحب البوليصة:مدير المركز
1. الغرض
تحدد هذه السياسة كيفية قيام المركز بتخزين وحماية وحفظ والتخلص من الوثائق والسجلات المتعلقة بالمتعلمين والموظفين وعمليات المركز. وتضمن هذه السياسة الامتثال لمتطلبات OTHM والتشريعات المعمول بها في مجال حماية البيانات.
2. النطاق
تشمل هذه السياسة جميع الوثائق والسجلات بأي صيغة كانت — سواء كانت مادية (ورقية) أو إلكترونية (ملفات رقمية، وسجلات Moodle، ورسائل البريد الإلكتروني) — التي تحتوي على معلومات عن المتعلمين أو الموظفين أو عمليات المركز.
3. جدول الاحتفاظ بالبيانات
سجلات المتعلمين
| نوع السجل | الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ |
|-------------|:-----------------:|
| استمارات التسجيل واتفاقيات المتعلمين | بعد مرور 3 سنوات على الحصول على الشهادة أو الانسحاب |
| خطط تقييم المتعلمين | بعد 3 سنوات من الحصول على الشهادة |
| تقديمات تقييم المتعلمين (جميع الوحدات) | 3 سنوات بعد الحصول على الشهادة |
| سجلات تقييم الوحدات (كشوف الدرجات) | بعد 3 سنوات من الحصول على الشهادة |
| سجلات ملاحظات المُقيِّم | بعد مرور 3 سنوات على الحصول على الشهادة |
| تقارير أخذ العينات الخاصة بـ IQA المتعلقة بالمتعلم | بعد 3 سنوات من الحصول على الشهادة |
| تقارير ضمان جودة التقييم | بشكل دائم |
| سجلات تسجيل المتعلمين وشهاداتهم | بشكل دائم |
| سجلات الطعون والشكاوى | بعد مرور 3 سنوات على البت فيها |
| سجلات التسهيلات المعقولة | 3 سنوات بعد التصديق |
| سجلات تقييم الاعتراف بالتعلم السابق (RPL) | بعد 3 سنوات من الحصول على الشهادة |
| سجلات الحماية | 7 سنوات على الأقل (استشارة قانونية) |
سجلات الموظفين
| نوع السجل | الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ |
|-------------|:-----------------:|
| السير الذاتية، وشهادات التأهيل، وخطابات التعيين | 3 سنوات بعد انتهاء الخدمة |
| عقود العمل | 7 سنوات بعد انتهاء العقد |
| سجلات التطوير المهني المستمر (CPD) ووثائق الهجرة الداخلية (IDPs) | بعد مرور 3 سنوات على إنهاء الخدمة |
| سجلات تقييم الأداء | بعد 3 سنوات من إنهاء الخدمة |
سجلات المركز
| نوع السجل | الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ |
|-------------|:-----------------:|
| وثائق السياسة الحالية | طوال فترة سريانها |
| وثائق السياسات التي تم استبدالها | بشكل دائم (محفوظة) |
| محاضر اجتماعات مجلس الإدارة | بشكل دائم |
| محاضر اجتماعات التقييس | 3 سنوات |
| السجلات المالية | 7 سنوات (وفقًا للمتطلبات الضريبية) |
وفي حالة ما إذا كان القانون المعمول به ينص على فترة مختلفة، تُطبق الفترة الأطول.
4. التخزين — الوثائق المادية
- يتم تخزين الوثائق الورقية في خزائن ملفات مغلقة في مكتب المركز الكائن في 1401 شارع بنسلفانيا، الجناح 105، ويلمنغتون، ديلاوير 19806.
- يتم تأمين المكتب عندما يكون خالياً.
- يقتصر الوصول إلى ملفات المتعلمين والموظفين على الموظفين المصرح لهم بذلك.
- يتم حماية الوثائق من الحريق والماء والأضرار البيئية إلى أقصى حد ممكن عمليًّا.
5. التخزين — الوثائق الإلكترونية
- يتم تخزين أعمال المتعلمين ودرجاتهم وتعليقاتهم داخل نظام إدارة التعلم (LMS) «Moodle»، الذي يتم استضافته على خوادم آمنة ومحمية بكلمة مرور ومشفرة باستخدام بروتوكول SSL.
- يتم تخزين السجلات الإدارية (استمارات التسجيل، وكشوف الدرجات، والسياسات) في مساحة تخزين سحابية محمية بكلمة مرور ومزودة بضوابط للوصول.
- تتم إدارة الوصول من خلال أذونات قائمة على الأدوار: المسؤولون، والمديرون، والمعلمون/المقيّمون، ومقيّمو الجودة المعتمدون (وصول للقراءة فقط إلى أعمال المتعلمين)، والمتعلمون (أعمالهم الخاصة فقط).
- يتم إجراء نسخ احتياطي لنظام إدارة التعلم «مودل» (Moodle) وجميع مساحات التخزين السحابية تلقائيًّا مرة واحدة على الأقل يوميًا. ويتم تخزين النسخ الاحتياطية خارج الموقع أو في منطقة سحابية منفصلة.
- يتم توفير الحماية من الفيروسات وجدار الحماية على جميع أجهزة المركز.
6. أمن عمليات تقييم المتعلمين الحالية
- يتم تخزين المهام التي يعمل عليها المتعلمون حالياً بشكل آمن داخل نظام «مودل».
- بمجرد تقييم أعمال المتعلمين واعتمادها، يتم أرشفتها.
- لا يتم التخلص من أي أعمال للمتعلمين قبل انتهاء فترة الاحتفاظ بها.
7. التخلص منها
عند انتهاء فترة الاحتفاظ:
- يتم تمزيق المستندات الورقية.
- يتم حذف المستندات الإلكترونية نهائيًا من جميع الأنظمة، بما في ذلك النسخ الاحتياطية.
- يتم الاحتفاظ بسجل للتخلص من السجلات الحساسة.
- لا يتم التخلص من المستندات الخاضعة لتحقيق جاري أو شكوى أو استئناف أو أمر حجز قانوني حتى يتم البت في المسألة.
8. المسؤوليات
- مدير المركز:المسؤولية الشاملة عن الامتثال.
- المنسق الإداري:الإدارة اليومية لعمليات حفظ الملفات الورقية والإلكترونية، والتحقق من النسخ الاحتياطية، والتخلص منها.
- جميع الموظفين:المسؤولية عن تخزين السجلات في المكان المناسب والإبلاغ عن أي مخاوف أمنية.
9. مراجعة السياسات
تتم مراجعة هذه السياسة سنويًّا.