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Política de almacenamiento y conservación de documentos
Centro:ACLAS Global, Grupo de Educación Internacional
Vigencia:2025-07-05 |Fecha de revisión:2026-07-05
Estado: Borrador — pendiente de firma. Esta página fue revisada por última vez el 2026-10-29. La fecha de revisión prevista del 2026-07-05 ya ha pasado; el nombre del firmante y la fecha de firma se añadirán una vez que el director del centro firme el documento.
Titular de la póliza:Director del centro
1. Objetivo
La presente política define cómo el Centro almacena, protege, conserva y elimina los documentos y registros relacionados con los alumnos, el personal y las actividades del Centro. Garantiza el cumplimiento de los requisitos de la OTHM y de la legislación aplicable en materia de protección de datos.
2. Ámbito de aplicación
Esta política abarca todos los documentos y registros, independientemente de su formato —físico (en papel) o electrónico (archivos digitales, registros de Moodle, correos electrónicos)—, que contengan información sobre los alumnos, el personal o las actividades del Centro.
3. Calendario de conservación
Expedientes de los alumnos
| Tipo de documento | Plazo mínimo de conservación |
|-------------|:-----------------:|
| Formularios de inscripción y acuerdos de los alumnos | 3 años tras la obtención del título o la baja |
| Planes de evaluación de los alumnos | 3 años después de la certificación |
| Entregas de evaluaciones de los alumnos (todas las unidades) | 3 años después de la certificación |
| Expedientes de evaluación de las unidades (boletines de notas) | 3 años tras la certificación |
| Registros de comentarios de los evaluadores | 3 años después de la certificación |
| Informes de muestreo de IQA relativos al alumno | 3 años después de la certificación |
| Informes de EQA | De forma permanente |
| Registros de matriculación y certificación de los alumnos | De forma permanente |
| Registro de recursos y reclamaciones | 3 años tras la resolución |
| Registros de adaptaciones razonables | 3 años tras la certificación |
| Expedientes de evaluación de RPL | 3 años después de la certificación |
| Expedientes de protección | Mínimo 7 años (asesoramiento jurídico) |
Expedientes del personal
| Tipo de documento | Plazo mínimo de conservación |
|-------------|:-----------------:|
| Currículos, certificados de cualificación, cartas de nombramiento | 3 años tras la finalización del contrato |
| Contratos de trabajo | 7 años tras la rescisión |
| Registros de formación continua y planes de desarrollo profesional | 3 años tras la rescisión del contrato |
| Expedientes de evaluación del rendimiento | 3 años tras la rescisión del contrato |
Récords del centro
| Tipo de documento | Plazo mínimo de conservación |
|-------------|:-----------------:|
| Documentos normativos vigentes | Mientras estén en vigor |
| Documentos normativos derogados | De forma permanente (archivados) |
| Actas de las reuniones del consejo de administración | De forma permanente |
| Actas de reuniones de normalización | 3 años |
| Documentación financiera | 7 años (obligación fiscal) |
En caso de que la legislación aplicable establezca un plazo diferente, se aplicará el plazo más largo.
4. Almacenamiento: documentos físicos
- Los documentos en papel se guardan en archivadores cerrados con llave en la oficina del Centro, situada en 1401 Pennsylvania Ave, Suite 105, Wilmington, DE 19806.
- La oficina está cerrada con llave cuando está desocupada.
- El acceso a los expedientes de los alumnos y del personal está restringido al personal autorizado.
- Los documentos están protegidos contra incendios, agua y daños ambientales en la medida en que sea razonablemente posible.
5. Almacenamiento — Documentos electrónicos
- Los trabajos entregados por los alumnos, las calificaciones y los comentarios se almacenan en el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Moodle, que está alojado en servidores seguros, protegidos con contraseña y con cifrado SSL.
- Los expedientes administrativos (formularios de matriculación, boletines de notas, normativas) se almacenan en un servicio de almacenamiento en la nube protegido con contraseña y con controles de acceso.
- El acceso se gestiona mediante permisos basados en roles: administradores, responsables, tutores/evaluadores, IQA (acceso de solo lectura al trabajo de los alumnos) y alumnos (solo su propio trabajo).
- El sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Moodle y todo el almacenamiento en la nube se copian automáticamente al menos una vez al día. Las copias de seguridad se almacenan fuera de las instalaciones o en una región de la nube independiente.
- Todos los dispositivos del Centro cuentan con protección antivirus y cortafuegos.
6. Seguridad de las evaluaciones actuales de los alumnos
- Los trabajos de los alumnos que están en curso se almacenan de forma segura en Moodle.
- Una vez evaluado y certificado, el trabajo del alumno se archiva.
- No se desecha ningún trabajo de los alumnos antes de que finalice el plazo de conservación.
7. Eliminación
Al finalizar el plazo de conservación:
- Los documentos en papel se trituran.
- Los documentos electrónicos se eliminan de forma definitiva de todos los sistemas, incluidas las copias de seguridad.
- Se lleva un registro de eliminación de los expedientes confidenciales.
- Los documentos que sean objeto de una investigación en curso, una reclamación, un recurso o una retención legal no se eliminarán hasta que se resuelva el asunto.
8. Responsabilidades
- Director del centro:Responsabilidad general en materia de cumplimiento normativo.
- Coordinador administrativo:Gestión diaria del archivo físico y electrónico, la verificación de las copias de seguridad y la eliminación de documentos.
- A todo el personal:La responsabilidad de guardar los documentos en el lugar adecuado y de informar de cualquier problema de seguridad.
9. Revisión de políticas
Esta política se revisa anualmente.