Cette page est une traduction de la version anglaise d'origine. En cas de divergence, la version anglaise prévaut.
Politique de stockage et de conservation des documents
Centre :ACLAS Global, groupe spécialisé dans l'éducation internationale
Entrée en vigueur :2025-07-05 |Date de révision :2026-07-05
Statut : Brouillon — en attente de signature. Cette page a été révisée pour la dernière fois le 2026-10-29. La date de révision prévue du 2026-07-05 est dépassée ; le nom du signataire et la date de signature seront ajoutés une fois le document signé par le directeur du centre.
Titulaire du contrat :Directeur du centre
1. Objet
La présente politique définit les modalités selon lesquelles le Centre stocke, protège, conserve et élimine les documents et dossiers relatifs aux apprenants, au personnel et au fonctionnement du Centre. Elle garantit le respect des exigences de l'OTHM et de la législation applicable en matière de protection des données.
2. Champ d'application
La présente politique s'applique à l'ensemble des documents et dossiers, quel que soit leur format — physique (papier) ou électronique (fichiers numériques, dossiers Moodle, e-mails) —, qui contiennent des informations concernant les apprenants, le personnel ou le fonctionnement du Centre.
3. Calendrier de conservation
Dossiers des apprenants
| Type de document | Durée minimale de conservation |
|-------------|:-----------------:|
| Formulaires d'inscription et contrats d'apprentissage | 3 ans après l'obtention du diplôme ou le désistement |
| Plans d'évaluation des apprenants | 3 ans après la certification |
| Dossiers d'évaluation des apprenants (toutes les unités) | 3 ans après la certification |
| Dossiers d'évaluation des unités (bulletins de notes) | 3 ans après la certification |
| Comptes rendus des évaluateurs | 3 ans après la certification |
| Rapports d'échantillonnage IQA concernant l'apprenant | 3 ans après la certification |
| Rapports EQA | De manière permanente |
| Dossiers d'inscription et de certification des apprenants | De manière permanente |
| Dossiers relatifs aux recours et aux réclamations | 3 ans après le règlement |
| Dossiers relatifs aux aménagements raisonnables | 3 ans après la certification |
| Dossiers d'évaluation RPL | 3 ans après la certification |
| Dossiers relatifs à la protection des mineurs | 7 ans au minimum (avis juridique) |
Dossiers du personnel
| Type de document | Durée minimale de conservation |
|-------------|:-----------------:|
| CV, diplômes, lettres de nomination | 3 ans après la cessation d'emploi |
| Contrats de travail | 7 ans après la cessation de la relation de travail |
| Dossiers de formation continue et PDI | 3 ans après la cessation d'emploi |
| Dossiers d'évaluation des performances | 3 ans après la cessation d'emploi |
Archives du Centre
| Type de document | Durée minimale de conservation |
|-------------|:-----------------:|
| Documents réglementaires en vigueur | Période de validité |
| Documents de politique générale remplacés | De manière définitive (archivés) |
| Comptes rendus des réunions du conseil d'administration | De manière permanente |
| Comptes rendus des réunions de normalisation | 3 ans |
| Documents comptables | 7 ans (obligation fiscale) |
Si la législation applicable prévoit un délai différent, c'est ce délai, le plus long, qui s'applique.
4. Stockage — Documents papier
- Les documents papier sont conservés dans des armoires de classement verrouillées, dans les locaux du Centre situés au 1401 Pennsylvania Ave, bureau 105, à Wilmington, DE 19806.
- Le bureau est sécurisé lorsqu'il est inoccupé.
- L'accès aux dossiers des apprenants et du personnel est réservé au personnel habilité.
- Les documents sont protégés contre les incendies, les dégâts des eaux et les dommages environnementaux, dans la mesure où cela est raisonnablement possible.
5. Stockage — Documents électroniques
- Les travaux rendus par les apprenants, leurs notes et les commentaires sont stockés dans la plateforme Moodle, hébergée sur des serveurs sécurisés, protégés par mot de passe et dotés d'un cryptage SSL.
- Les documents administratifs (formulaires d'inscription, relevés de notes, règlements) sont conservés sur un espace de stockage dans le cloud protégé par mot de passe et doté de contrôles d'accès.
- L'accès est géré via des autorisations basées sur les rôles : administrateurs, responsables, tuteurs/évaluateurs, IQA (accès en lecture seule aux travaux des apprenants) et apprenants (uniquement leurs propres travaux).
- Le système de gestion de l'apprentissage (LMS) Moodle et l'ensemble du stockage dans le cloud font l'objet d'une sauvegarde automatique au moins une fois par jour. Les sauvegardes sont stockées hors site ou dans une région cloud distincte.
- Tous les appareils du Centre sont équipés d'un antivirus et d'un pare-feu.
6. Sécurité des évaluations des apprenants actuels
- Les travaux des apprenants en cours de réalisation sont stockés en toute sécurité dans Moodle.
- Une fois évalués et validés, les travaux des apprenants sont archivés.
- Aucun travail des apprenants n'est éliminé avant la fin de la période de conservation.
7. Élimination
À l'issue de la période de conservation :
- Les documents papier sont déchiquetés.
- Les documents électroniques sont définitivement supprimés de tous les systèmes, y compris des sauvegardes.
- Un registre des éliminations est tenu pour les documents sensibles.
- Les documents faisant l'objet d'une enquête en cours, d'une plainte, d'un recours ou d'une conservation à des fins juridiques ne sont pas éliminés tant que l'affaire n'est pas réglée.
8. Responsabilités
- Directeur du centre :Responsabilité générale en matière de conformité.
- Coordinateur administratif :Gestion quotidienne des archives physiques et électroniques, vérification des sauvegardes et élimination des documents.
- À l'attention de l'ensemble du personnel :Il lui incombe de conserver les documents à l'endroit approprié et de signaler tout problème de sécurité.
9. Révision de la politique
Cette politique fait l'objet d'une révision annuelle.