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डेटा संरक्षण एवं जीडीपीआर नीति
केंद्र:एक्लास ग्लोबल अंतर्राष्ट्रीय शिक्षा समूह
प्रभावी:2025-07-05 |समीक्षा तिथि:2026-07-05
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नीति स्वामी:केंद्र निदेशक (डेटा संरक्षण अधिकारी)
1. उद्देश्य
यह नीति बताती है कि ACLAS Global International Education Group व्यक्तिगत डेटा को कैसे एकत्रित, उपयोग, संग्रहीत और सुरक्षित करता है। OTHM उम्मीदवार केंद्र के रूप में, जो यूके और अंतरराष्ट्रीय स्तर पर शिक्षार्थियों से संबंधित डेटा संभालता है, केंद्र यूके डेटा प्रोटेक्शन एक्ट 2018, यूरोपीय संघ के जनरल डेटा प्रोटेक्शन रिएग्युलेशन (GDPR) जहां लागू हो, और प्रासंगिक अमेरिकी संघीय तथा राज्य गोपनीयता कानूनों का पालन करता है।
2. हम कौन सा व्यक्तिगत डेटा एकत्र करते हैं
अधिगमकर्ता डेटा
- नाम, जन्म तिथि, संपर्क विवरण (ईमेल, टेलीफोन, डाक पता)
- सरकार द्वारा जारी फोटो पहचान पत्र (पहचान सत्यापन के लिए, जैसा कि OTHM द्वारा आवश्यक है)
- शैक्षिक इतिहास, योग्यताएँ और पूर्व अधिगम साक्ष्य
- मूल्यांकन प्रस्तुतियाँ, ग्रेड, मूल्यांकनकर्ता की प्रतिक्रिया, और IQA रिकॉर्ड
- उचित समायोजन के अनुरोध और सहायक चिकित्सा या पेशेवर साक्ष्य
- भुगतान अभिलेख
- सीखने वाले और केंद्र के बीच संचार
कर्मचारी डेटा
- नाम, संपर्क विवरण, सीवी, योग्यताएँ, रोजगार का इतिहास
- प्रदर्शन और सीपीडी रिकॉर्ड
- वेतन भुगतान के लिए बैंक विवरण
- राइट-टू-वर्क दस्तावेज़ीकरण
3. हम व्यक्तिगत डेटा क्यों एकत्र करते हैं
केंद्र निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत डेटा संसाधित करता है:
- OTHM योग्यताएँ प्रदान करना, जिसमें शिक्षण, मूल्यांकन और प्रमाणन शामिल हैं।
- OTHM के साथ शिक्षार्थियों का पंजीकरण करने के लिए (योग्यता प्रदान करने के लिए आवश्यक)
- OTHM नियामक आवश्यकताओं और गुणवत्ता आश्वासन प्रक्रियाओं का अनुपालन करने के लिए
- सीखने वाले की पहचान सत्यापित करने के लिए
- सीखने वालों के खातों और भुगतानों का प्रबंधन करने के लिए
- सीखने वालों से उनके कार्यक्रम के बारे में संवाद करने के लिए
- कर्मचारियों को नियुक्त, प्रबंधित और विकसित करना
- कानूनी और नियामक दायित्वों को पूरा करने के लिए
4. प्रसंस्करण का कानूनी आधार
केंद्र निम्नलिखित वैध आधारों पर व्यक्तिगत डेटा संसाधित करता है:
- संविदा:सीखने वाले द्वारा अनुबंधित शैक्षिक सेवाएँ प्रदान करने के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है।
- कानूनी दायित्व:OTHM नियामक आवश्यकताओं और लागू कानून का अनुपालन करने के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है।
- वैध हित:प्रसंस्करण केंद्र के वैध हितों (जैसे गुणवत्ता सुधार, कर्मचारी प्रबंधन) के लिए आवश्यक है, बशर्ते कि ये व्यक्ति के अधिकारों पर हावी न हों।
- सहमति:जहाँ केंद्र सहमति पर निर्भर करता है (जैसे विपणन संचार के लिए), सहमति किसी भी समय वापस ली जा सकती है।
5. डेटा साझाकरण
केंद्र व्यक्तिगत डेटा केवल आवश्यक होने पर साझा करता है:
- OTHM के साथ:सीखने वालों के पंजीकरण, प्रमाणन और गुणवत्ता आश्वासन के लिए। यह एक संविदात्मक और नियामक आवश्यकता है।
- बाहरी गुणवत्ता आश्वासकों के साथ:EQAs OTHM की गुणवत्ता आश्वासन गतिविधियों के हिस्से के रूप में शिक्षार्थी के कार्य और अभिलेखों तक पहुँच सकते हैं।
- सेवा प्रदाताओं के साथ:केंद्र होस्टिंग (Moodle), भुगतान प्रसंस्करण (Stripe) और संचार के लिए तृतीय-पक्ष सेवाओं का उपयोग करता है। डेटा प्रसंस्करण समझौते लागू हैं।
- नियामक या कानून प्रवर्तन निकायों के साथ:जहाँ कानून द्वारा आवश्यक हो।
व्यक्तिगत डेटा कभी भी तीसरे पक्षों को बेचा नहीं जाता।
6. डेटा सुरक्षा
केंद्र उपयुक्त तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करता है:
- सभी प्रणालियाँ भूमिका-आधारित पहुँच नियंत्रणों के साथ पासवर्ड-संरक्षित हैं।
- ट्रांज़िट में डेटा एन्क्रिप्ट किया जाता है (SSL/TLS)।
- Moodle LMS को नियमित सुरक्षा अपडेट के साथ सुरक्षित सर्वरों पर होस्ट किया गया है।
- भौतिक दस्तावेज़ एक सुरक्षित कार्यालय में ताले वाली अलमारियों में संग्रहीत किए जाते हैं।
- व्यक्तिगत डेटा तक पहुंच जानने की आवश्यकता के आधार पर अधिकृत कर्मचारियों तक ही सीमित है।
- कर्मचारियों को परिचय अवधि के दौरान डेटा सुरक्षा प्रशिक्षण प्राप्त होता है।
7. डेटा प्रतिधारण
व्यक्तिगत डेटा केवल तब तक ही रखा जाता है जब तक आवश्यक हो:
| डेटा प्रकार | प्रतिधारण अवधि |
|-----------|:----------------:|
| शिक्षार्थी के शैक्षणिक अभिलेख (जमा किए गए दस्तावेज़, ग्रेड, IQA अभिलेख) | प्रमाणन या वापसी के 3 वर्ष बाद |
| शिक्षार्थी व्यक्तिगत डेटा | अंतिम संपर्क के 3 वर्ष बाद |
| कर्मचारी रिकॉर्ड | नौकरी से निकाले जाने के 3 साल बाद |
| वित्तीय अभिलेख | 7 वर्ष (कर और लेखा-जोखा संबंधी आवश्यकताएँ) |
| अभिलेखों की सुरक्षा | कानूनी सलाह के अनुसार |
रिटेंशन अवधि की समाप्ति पर, डेटा को सुरक्षित रूप से नष्ट कर दिया जाता है। भौतिक दस्तावेज़ों को काटा जाता है; इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड्स को सभी सिस्टमों और बैकअप से स्थायी रूप से हटा दिया जाता है।
8. व्यक्तिगत अधिकार
व्यक्तियों को अधिकार है:
- उनके व्यक्तिगत डेटा तक पहुँच प्राप्त करें (विषय पहुँच अनुरोध — निःशुल्क, 30 दिनों के भीतर उत्तर दिया जाता है)
- गलत डेटा को सुधारें
- डेटा मिटाना ("भुलाए जाने का अधिकार"), कानूनी और नियामक प्रतिधारण आवश्यकताओं के अधीन
- प्रसंस्करण प्रतिबंधित करें
- डेटा पोर्टेबिलिटी
- प्रसंस्करण का विरोध करें
- जहाँ प्रसंस्करण सहमति पर आधारित हो, वहाँ सहमति वापस लें।
Requests should be directed to [email protected]. Identity will be verified before any data is released.
9. डेटा उल्लंघन
1. किसी भी संदिग्ध डेटा उल्लंघन की सूचना तुरंत केंद्र निदेशक को दी जाती है।
2. उल्लंघन की जाँच की जाती है, उसे नियंत्रित किया जाता है और उसका निवारण किया जाता है।
3. यदि उल्लंघन से व्यक्तियों के अधिकारों और स्वतंत्रताओं को जोखिम होने की संभावना है, तो केंद्र 72 घंटों के भीतर संबंधित पर्यवेक्षी प्राधिकरण को सूचित करता है।
4. जहाँ उल्लंघन से उच्च जोखिम होता है, वहाँ प्रभावित व्यक्तियों को अनावश्यक विलंब के बिना सूचित किया जाता है।
10. अंतर्राष्ट्रीय ट्रांसफर
केंद्र संयुक्त राज्य अमेरिका में स्थित है। सीखने वाले का डेटा संयुक्त राज्य अमेरिका और यूके (जहाँ OTHM स्थित है) के बीच स्थानांतरित किया जा सकता है। केंद्र यह सुनिश्चित करता है कि अंतरराष्ट्रीय डेटा स्थानांतरण के लिए उपयुक्त सुरक्षा उपाय लागू हों, जिनमें जहाँ लागू हो, मानक संविदात्मक प्रावधान शामिल हैं।
11. नीति समीक्षा
इस नीति की वार्षिक समीक्षा की जाती है।